Riduzione del rischio e supporto professionale nel tempo

Chi siamo

Agenzia GS si occupa di privacy da oltre vent’anni, operando principalmente nella provincia di La Spezia e seguendo stabilmente clienti anche nelle province di Massa, Genova e Parma. Garantiamo supporto diretto, aggiornamenti continui e assistenza operativa, con un approccio concreto e sostenibile nel tempo, che permette ai clienti di mantenere un sistema privacy efficace e conforme alla normativa.

Assistiamo un ampio numero di clienti — imprese, studi professionali, attività commerciali e numerosi condomini — la maggior parte dei quali da molti anni. Questo testimonia la nostra capacità di costruire rapporti professionali duraturi, basati su fiducia, affidabilità e supporto costante.

Uno degli aspetti più apprezzati dai clienti è la nostra capacità di affrontare le problematiche della privacy con una visione integrata, che garantisce sia competenze normative sia informatiche, offrendo così un supporto completo.

 

Premessa

La privacy non adeguata emerge quasi sempre nel momento peggiore: un controllo, un reclamo, una richiesta formale o una violazione dei dati. Attivarsi per tempo significa prevenire rischi, costi imprevisti e responsabilità che possono incidere concretamente sull’attività aziendale.

La tutela dei dati personali non è solo un obbligo normativo, ma un fattore critico di continuità e tutela dell’attività aziendale. Il GDPR richiede non solo l’esistenza di documenti formali, ma soprattutto un sistema privacy attivo, aggiornato e coerente con l’organizzazione reale dell’azienda.

Non attivarsi, rimandare o adottare soluzioni parziali espone l’azienda a rischi concreti e attuali, tra cui:

·        sanzioni amministrative rilevanti

·        contestazioni in caso di controlli o ispezioni

·        responsabilità civili verso clienti, dipendenti e collaboratori

·        difficoltà nella gestione di reclami, richieste degli interessati o data breach

·        continuità operativa con riduzione del rischio di interruzione dell’attività

·        perdita di affidabilità e reputazione verso il mercato

Il servizio privacy proposto ha l’obiettivo di mettere l’azienda nelle condizioni di essere realmente conforme, riducendo i rischi e trasformando l’adempimento normativo in un valore organizzativo e competitivo.

L’approccio è pratico, personalizzato e continuativo: la privacy non è un progetto “una tantum”, ma un percorso che richiede attivazione, collaborazione e aggiornamento costante nel tempo.

 

 

Formazione Privacy presso la sede del cliente

È previsto un corso di formazione privacy della durata di 2–3 ore, da svolgersi presso la sede del cliente (o in modalità concordata).

Obiettivi del corso:

·        Comprendere i principi fondamentali del GDPR e della normativa privacy

·        Chiarire ruoli, responsabilità e obblighi di titolare, autorizzati e collaboratori

·        Sensibilizzare il personale sull’importanza della corretta gestione dei dati personali

·        Ridurre il rischio di errori operativi, violazioni e sanzioni

La formazione rappresenta un pilastro essenziale della conformità, poiché la maggior parte dei rischi privacy deriva da comportamenti non corretti o da scarsa consapevolezza interna. Il corso è calibrato sul settore e sulle attività del cliente, con esempi pratici e spazio per domande e chiarimenti.

 

Analisi della struttura aziendale e Audit Privacy

Viene svolta un’analisi approfondita della struttura organizzativa e dei processi aziendali, attraverso un audit privacy mirato a raccogliere tutte le informazioni necessarie per la corretta predisposizione della documentazione obbligatoria.

L’attività comprende:

·        Analisi dell’organigramma e dei ruoli interni

·        Mappatura dei trattamenti di dati personali

·        Analisi dei flussi di dati (interni ed esterni)

·        Verifica dei fornitori e collaboratori che trattano dati personali

·        Valutazione delle misure di sicurezza tecniche e organizzative

 

Predisposizione della documentazione privacy obbligatoria

Sulla base delle informazioni raccolte, viene predisposta la documentazione privacy personalizzata, che può includere:

·        Registro delle attività di trattamento

·        Informative privacy (clienti, fornitori, dipendenti, sito web, ecc.)

·        Nomine e autorizzazioni al trattamento per le risorse interne

·        Istruzioni operative per il personale autorizzato

·        Nomine a Responsabile del trattamento per collaboratori e fornitori esterni

·        Eventuali procedure interne (data breach, gestione richieste interessati, conservazione dati)

·        Valutazioni di impatto (DPIA), ove necessarie

La documentazione viene redatta in modo chiaro, coerente e realmente utilizzabile, evitando testi puramente formali o scollegati dalla realtà aziendale.

Incontro di restituzione e spiegazione della documentazione

È previsto un incontro dedicato per:

·        Illustrare la documentazione predisposta

·        Spiegare finalità e modalità di utilizzo dei documenti

·        Chiarire dubbi operativi e organizzativi

·        Fornire indicazioni pratiche per l’applicazione quotidiana delle regole privacy

Questo momento è fondamentale per rendere l’azienda realmente consapevole e autonoma nella gestione della privacy.

 

Assistenza Privacy e Supporto Continuativo

L’esperienza dimostra che la documentazione privacy, se non accompagnata da un’adeguata assistenza, tende rapidamente a diventare obsoleta e non aderente alla realtà aziendale.

Per questo motivo l’attivazione del servizio deve essere intesa come l’avvio di una collaborazione continuativa, nella quale anche il cliente ha un ruolo fondamentale: comunicare tempestivamente variazioni organizzative, nuovi trattamenti, nuovi fornitori, cambi di sede o di modalità operative.

Il servizio di assistenza consente all’azienda di:

·        avere un riferimento consulenziale costante

·        prendere decisioni informate prima di introdurre nuovi trattamenti o strumenti

·        affrontare serenamente controlli, ispezioni o richieste degli interessati

·        evitare errori dovuti a mancati aggiornamenti o sottovalutazioni

L’assistenza prevede:

·        contatti diretti (telefono / email) per richieste e chiarimenti

·        supporto nella gestione di richieste degli interessati

·        supporto in caso di violazioni dei dati personali (data breach)

·        invio di newsletter periodiche con novità normative, provvedimenti del Garante, approfondimenti e indicazioni operative

·        aggiornamento della documentazione privacy in caso di variazioni significative

·        possibili visite periodiche presso la sede del cliente

L’efficacia del sistema privacy dipende dalla collaborazione attiva del cliente, che diventa parte integrante del processo di conformità.